Den eigenen Mailserver betreiben - Die Spam und Blacklist Problematik und Tipps zur Verbesserung
Seit einigen Monaten betreibe ich wieder meinen eigenen E-Mailserver. Dank Yunhost ist es mitterlweile im Vergleich zu vor zwanzig Jahren ein Kinderspiel geworden und man muss nur wenig Konfigurations- und Wartungsaufwand reinstecken.
Allerdings landen nun doch immer mal wieder meine Mails beim Empfänger im Spam Ordner oder werden abgewiesen.
Mögliche Ursachen
Mailserver muss auf der Whiteliste des Empfängers stehen. Mails werden abgewiesen
So aufgetreten bei T-Online.de. Hier musste ich aktiv die Aufnahme in deren Whitelist beantragen und dafür eine Kontaktseite für mögliche Probleme einrichten. Das macht Sinn, damit man mich als Server-Admin im Falle von Fehlern oder Mißbrauch erreichen kann. Alle Details stehen auf der Seite von T-Online.
Mailserver ist für große Anbieter noch unbekannt. Mails landen im Spam
Zuerst habe ich mit dem Dienst Mail-Tester.com meinen Mailserver von aussen überprüft: 10/10 möglichen Punkten erreicht:
- DKIM Signatur ok
- SPF Eintrag gültig
- DMARC OK
- Reverse DNS Lookup OK (zeigt auf meine Domain caliandro.de)
- MX record OK
- Mein Mailserver ist in keine der großen Blacklists enthalten
Besser geht es nicht. Ein dickes Lob an Yunhost für die automatisierte, optimale Konfiguration! Sollte hier ein Wert unter 8/10 rauskommen, ist es ratsam, die im Testresultat empfohlenen Anpassungen vorzunehmen, um nicht fälschlich als Spam eingestuft zu werden.
Aber wie komme ich raus aus dem Spamordner meiner Mailempfänger?
Deine Mail-Server Settings sind ok? Dann hast du leider das Pech, dass viele der großen Mailanbieter sich nicht um die ordentliche Umsetzung des E-Mail Standards kümmern bzw. kleine Mailserver vorverurteilen. Bist du unbekannt (wie ich nach dem Start vor wenigen Monaten), bist du erst mal verdächtig und landest unter Umständen im Spam-Ordner. Bitte deine Bekannten, dass sie deine E-Mail aus dem Junk/Spam Ordner in den Posteingang verschieben und dir antworten. Hast du eine Adresse bei einem der großen Anbieter, schreib dir auch testweise selbst zur Kontrolle.
Durch diese Aktion lernt der Spamfilter auf der Empfängerseite, dass du und deine Maildomain keinen Spam darstellst. Im Umkehrschluss ist es wichtig, dass deine Freunde/Familie/Kunden verantwortungsvoll mit ihrer E-Mailadresse umgehen und kein Missbrauch (z.B. durch ein schwaches Passwort) stattfindet, der die Reputation deines gesamten Mailservers mit allen Usern schwächt.
Was kann man sonst noch tun?
Sammlung von Prozeduren zur Wahrung und Verbesserung der Reputation bei großen Mailanbietern
- Outlook (Hotmail/Microsoft): Anmeldung und Registrierung der eigenen Maildomain bei https://sendersupport.olc.protection.outlook.com/snds/index.aspx. Microsoft wird dich im Falle von Spam-Positives von deiner Maildomain informieren, so dass du etwas dagegen unternehmen kannst.
- Gmail (Google): Hier gibt es ein Formular, sollten die eigenen Mails als Spam eingestuft werden: https://support.google.com/mail/contact/bulk_send_new?rd=1
- …/diese Liste wird im Laufe der Zeit erweitert/
Fazit: Ist ein eigener Mailserver sinnvoll?
Die Zahl der Spam-Fälle hält sich in Grenzen und der Fall wird durch das Anlernen der Spamfilter der Gegenseite immer seltener. Insgesamt ist es schön, interessant und lehrreich einen Mailserver zu betreiben.
Wann ist ein Eigenbetrieb sinnvoll?
- Überschaubare Anzahl von Usern (Familien- oder Freundeskreis)
- Backup Konzept existiert und du kannst im Fehlerfall schnell den Mailserver und die bisherigen E-Mails deiner User wiederherstellen (auch aus dem Urlaub heraus)
- Vorrangig private Nutzung der Mails
- Gute Linux und Webserverkenntnisse, speziell im Security Bereich
- Lust auf neue IT Kenntnisse (z.B. habe ich erst dadurch das wundervolle Spamfilter System rspamd kennengelernt, das vieles einfacher und besser als altbewährte Tools wie Spamcop macht
- Bestmögliche Datensouveränität und Kontrolle
Wann überläßt man den Betrieb besser Profis?
- Vorrangig geschäftliche Nutzung der Mails (jeder Tag zuviel im Spamordner kann problematisch werden)
- Unüberschaubare Anzahl von Usern bzw. keine Vertrauensbeziehung zu allen Usern möglich
- Keine Zeit und Lust auf Datensicherung und Recovery. Bei 10 und mehr Postfächern kommen schnell 50-100GB Daten zusammen, die es regelmäßig zu sichern gilt.
- Geringe Linux und Security Kenntnisse. Yunohost nimmt zwar viel Aufwand ab, aber wenn es Probleme gibt, bist du auf dich alleine gestellt und musst Zeit, Wissen und Energie aufbringen wollen und können. Im Schnitt wird jeder Server alle 5 Minuten (automatisiert) angegriffen.
- Mein ehemaliger Webhoster Goneo.de bietet bereits ab 0,49Cent im Monat einen verwalteten Mailserver an. Man wählt seine Wunschdomain und richtet die Accounts in einer ohne Kenntnisse zu nutzenden Oberfläche ein. Sicherheit, Backups und gute Reputation übernimmt der Anbieter für dich. Es gibt noch viele andere Anbieter mit vergleichbaren Angeboten und Preisen, die ich aber nie praxistesten konnte. Goneo.de empfehle ich hier aufgrund eigener Erfahrung über mehr als 15 Jahre.
